Politique de confidentialité

1. Champ d'application

La présente politique s'applique :

• à la plateforme GALA, offerte par Gavion en mode service;
• au site web gavion.ai et à ses formulaires (contact, démonstration, abonnement);
• aux communications de Gavion avec ses clients et ses prospects.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Martin Gagnon, chef des opérations et chef de produitGavion inc., 2901, rue Rachel Est, bureau 40, Montréal (Québec) H1W 4A4[email protected]

3. Nos deux rôles

Gavion traite des renseignements personnels à deux titres différents.

• Comme entreprise responsable, pour les renseignements de nos clients et de leurs représentants (compte, facturation, soutien), des utilisateurs de la plateforme et des visiteurs de notre site web.
• Comme prestataire de services pour le compte de nos clients, pour les renseignements des personnes qui communiquent avec un client par l'entremise de GALA (les « personnes appelantes ») et des clients de nos clients. Dans ce cas, c'est notre client qui est l'entreprise responsable de ces renseignements. Nous les traitons uniquement selon ses instructions et pour lui fournir le service.

Si vous avez communiqué avec une entreprise qui utilise GALA et souhaitez exercer vos droits, adressez-vous d'abord à cette entreprise. Si vous nous écrivez, nous lui transmettrons votre demande.

4. Renseignements que nous recueillons

Clients, représentants et utilisateurs de la plateforme

• Identité et coordonnées : nom, courriel, numéro de téléphone, nom et adresse de l'entreprise.
• Renseignements de compte : identifiants de connexion, rôle, préférences, journal des accès.
• Renseignements de facturation : historique de paiement. Les numéros de carte sont traités directement par notre prestataire de paiement; nous ne les conservons pas.

Personnes appelantes et clients de nos clients

• Coordonnées : nom, numéro de téléphone, courriel, adresse de service.
• Contenu des communications : enregistrements audio des appels, transcriptions, résumés, textos, courriels et pièces jointes.
• Renseignements liés à la demande : rendez-vous, demandes de rappel, soumissions, notes.

Visiteurs du site web

• Renseignements fournis dans les formulaires : nom, courriel, téléphone, entreprise, message.
• Renseignements techniques : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, et témoins selon vos choix (voir la section 13).

5. Comment nous les recueillons

• Directement auprès de vous, lorsque vous créez un compte, remplissez un formulaire ou communiquez avec nous.
• Par l'entremise de la plateforme, lorsqu'une personne communique avec un client par téléphone, texto, courriel ou clavardage.
• Par les intégrations que nos clients choisissent de brancher (agenda, gestion de la relation client, comptabilité).
• Automatiquement, par des témoins et des technologies semblables sur notre site web.

6. Pourquoi nous les utilisons

• Fournir la plateforme : répondre aux appels et aux messages, prendre des rendez-vous, assurer les suivis et produire les résumés et l'historique des communications.
• Gérer les comptes, la facturation et le soutien technique, et envoyer des alertes d'utilisation (par exemple, à 80 % du forfait) et des notifications de service.
• Assurer la sécurité de la plateforme, prévenir la fraude et les abus.
• Évaluer et améliorer la qualité du service, et entraîner et améliorer nos modèles et fonctions d'intelligence artificielle (section 7).
• Répondre aux demandes reçues par notre site web et communiquer avec nos prospects.
• Respecter nos obligations légales.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à ces fins, et nos paramètres offrent par défaut le plus haut niveau de confidentialité. Nous n'utilisons vos renseignements qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou à des fins compatibles, sauf consentement additionnel de votre part.

7. Intelligence artificielle

• Divulgation. GALA informe les personnes appelantes qu'elles parlent à un agent automatisé et que la communication peut être enregistrée. Nos clients ne peuvent désactiver cette divulgation.
• Analyse des communications. Les communications sont transcrites et résumées pour l'historique du client. Une évaluation de la tonalité de chaque appel (positive, neutre, négative) sert uniquement à mesurer si l'agent a bien répondu à la demande. Elle porte sur la performance de l'agent, n'est pas conservée dans un profil de la personne appelante et n'entraîne aucune décision à son égard.
• Entraînement. Vos renseignements ne sont jamais utilisés pour entraîner les modèles de nos fournisseurs d'intelligence artificielle. Gavion peut les utiliser pour entraîner et améliorer ses propres modèles et fonctions d'intelligence artificielle, dans le respect des lois applicables, notamment en les anonymisant ou en les dépersonnalisant lorsque ces lois l'exigent.
• Résultats probabilistes. Les réponses et résumés produits par l'intelligence artificielle peuvent comporter des erreurs. Nos clients doivent les vérifier avant de s'y fier.

8. Communication de renseignements à des tiers

Nous ne vendons, ne louons et ne communiquons jamais vos renseignements à des fins de commercialisation. Nous les communiquons seulement :

• à nos prestataires de services, dans la mesure nécessaire à la fourniture du service (section 9);
• aux intégrations que nos clients choisissent de brancher, avec leur propre compte;
• lorsque la loi l'exige ou le permet, par exemple en réponse à une ordonnance d'un tribunal;
• dans le cadre d'une réorganisation, d'une fusion ou d'une vente d'entreprise, sous réserve d'une protection équivalente.

9. Nos prestataires de services

Gavion fait appel à des prestataires de services pour fournir sa plateforme. Ils n'utilisent vos renseignements qu'aux fins de la prestation de leurs services, sous réserve des exceptions décrites aux sections 11 et 13.

Les intégrations que nos clients choisissent de brancher (agenda, identité, gestion de la relation client, comptabilité, automatisation) sont activées avec leur propre compte, et leur traitement chez ce fournisseur relève de leur entente avec lui. Les renseignements que Gavion reçoit par ces connexions sont traités selon la présente politique.

Nous ne divulguons pas l'identité de nos prestataires, qui fait partie de notre savoir-faire. Sur demande écrite à [email protected], nous communiquons, pour chaque catégorie, la juridiction, la nature des renseignements traités et les mesures de protection applicables.

10. Communication de renseignements à l'extérieur du Québec

La base de données et les serveurs de la plateforme sont hébergés au Canada. Certaines composantes, notamment le traitement vocal, les modèles d'intelligence artificielle et la téléphonie, font appel à des prestataires établis aux États-Unis. Des renseignements personnels peuvent ainsi y être communiqués et être assujettis aux lois de cette juridiction, y compris celles qui permettent l'accès par les autorités publiques.

Gavion a réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l'exige la Loi 25. Chaque prestataire est lié par des engagements contractuels écrits de confidentialité et de sécurité. Le traitement vocal est effectué en rétention zéro, et les fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle n'utilisent pas vos données pour entraîner leurs modèles.

11. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements pendant la durée indiquée ci-dessous, puis nous les détruisons ou les anonymisons.

Un contenu signalé comme abusif par un fournisseur de modèles d'intelligence artificielle peut être conservé plus longtemps par celui-ci, conformément à ses politiques.

Nos clients peuvent supprimer eux-mêmes certaines données dans la plateforme, notamment les contacts, les documents, les notes, les opportunités et les tâches. Pour les autres données, la suppression se fait sur demande écrite.

12. Sécurité

Nous protégeons les renseignements par des mesures administratives, physiques et techniques adaptées à leur sensibilité, notamment :

• le chiffrement des données en transit et au repos;
• le cloisonnement des données de chaque client, appliqué au niveau de la base de données;
• la gestion des accès selon les rôles, des clés techniques limitées aux permissions minimales et la journalisation des accès;
• la protection des connexions contre les robots;
• des sauvegardes régulières;
• la sensibilisation de notre personnel à la protection des renseignements personnels.

Aucun système n'étant parfaitement sûr, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous révisons nos mesures régulièrement.

13. Témoins et technologies de suivi

Le site gavion.ai utilise les témoins (cookies) et technologies suivantes :

Avant votre consentement, la balise publicitaire ne dépose aucun témoin et ne transmet aucun identifiant : elle signale seulement qu'une page a été vue ou qu'une demande a été faite, sous une forme qui ne permet pas de vous relier à ce signal.

Source de la visite. Le témoin ne contient ni nom ni coordonnées. Si vous vous abonnez par la suite, une copie de ces renseignements accompagne votre paiement chez notre prestataire de paiement et est conservée avec votre dossier de facturation, pour la durée de conservation des documents de facturation. Le retrait ultérieur de votre consentement ne supprime pas cette copie.

Les témoins de mesure publicitaire et de source de la visite sont désactivés par défaut. Vous pouvez accepter ou refuser dans le bandeau affiché lors de votre première visite, puis modifier votre choix en tout temps au moyen du lien « Témoins » au bas du site, ce qui arrête la balise et supprime ces témoins. Certaines de ces technologies sont fournies par des prestataires établis aux États-Unis.

La plateforme GALA n'utilise que des témoins essentiels.

14. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement à leur utilisation ou à leur communication;
• demander leur suppression lorsque leur conservation n'est plus nécessaire;
• obtenir une copie de vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• être informé lorsqu'une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et présenter vos observations à une personne;
• demander que cesse la diffusion d'un renseignement ou que soit désindexé un lien qui y donne accès, lorsque la loi le permet.

Pour exercer ces droits, utilisez notre formulaire de demande relative aux données ou écrivez à [email protected]. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Lorsque nous traitons vos renseignements pour le compte d'un client, nous lui transmettons votre demande, puisqu'il en est le responsable.

15. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées et, lorsque la loi fédérale l'exige, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Lorsqu'un incident touche des renseignements que nous traitons pour un client, nous avisons ce client avec diligence, quel que soit le niveau de risque, pour lui permettre de remplir ses propres obligations.

16. Gouvernance et plaintes

Le responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la présente politique. Il approuve les règles de conservation et de destruction, encadre les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et gère le registre des incidents. Seuls les membres du personnel qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions ont accès aux renseignements personnels, et ils sont tenus à la confidentialité.

Pour formuler une plainte, écrivez à [email protected] en décrivant la situation. Nous accusons réception de la plainte, l'examinons et vous répondons par écrit dans un délai de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

17. Personnes mineures

GALA s'adresse aux entreprises et à des utilisateurs de 18 ans et plus. Il peut arriver qu'une personne mineure communique avec un de nos clients par l'entremise de GALA. Ses renseignements sont alors traités selon les mêmes règles de conservation et de suppression. Un parent ou un tuteur peut en demander la suppression à l'entreprise concernée; si la demande nous parvient à [email protected], nous la lui transmettons.

18. Données provenant des services Google

Lorsque la plateforme s'intègre aux API Google (par exemple, la connexion avec un compte Google ou la synchronisation d'agenda), l'utilisation et le transfert de tout renseignement reçu de ces API respectent la politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Les données brutes ou dérivées obtenues des API Google Workspace ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer des modèles généraux d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique, et ne sont ni vendues, ni transférées, ni divulguées à des fins non liées à la fourniture et à l'amélioration des fonctions d'authentification et de planification de GALA que vous demandez directement.

19. Droit applicable

La présente politique est régie par les lois applicables au Québec et par les lois fédérales du Canada qui y sont applicables.

20. Modifications de la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique. La version en vigueur, avec son numéro de version et sa date d'entrée en vigueur, est toujours publiée sur gavion.ai. Nos clients sont avisés de toute modification importante par courriel et dans la plateforme, au moins 30 jours avant sa prise d'effet.

21. Nous joindre

Gavion inc.2901, rue Rachel Est, bureau 40, Montréal (Québec) H1W 4A4, CanadaDemandes de confidentialité : [email protected]Renseignements généraux : [email protected] | +1 514 534-1298